Gestion de Flotte Automobile...

Solution « Full Web »

• Le choix du Full Web modifie considérablement l'approche de l'informatique dans l'entreprise, il n'est plus nécessaire d'utiliser un réseau interne
• Les mises à jour se font directement sur le serveur Web, en toute transparence pour les utilisateurs
• Les utilisateurs de l'application peuvent se connecter de n'importe où, avec n'importe quel type de terminal Internet

Un Paramétrage Flexible

• Intègre l’ensemble de vos contraintes et prend en compte vos différentes règles de gestion inhérentes aux :
• Catégories de collaborateurs
• Catégories de métier
• Structure hiérarchique
• Structure organisationnelle
• ...

Une Qualité de Production Rigoureuse

• Respect strict de vos règles et procédures garantit par le paramétrage
• Sécurisation des processus de saisie d’informations
• Qualité et fiabilité des données fournies

La Gestion de Votre Structure Analytique

• Intègre jusqu’à 12 niveaux analytiques, du centre de coût (niveau le plus fin), au client (niveau le plus large)
• L’intégration de votre structure permet :
• Le traitement de vos différents processus de gestion selon la structure analytique
• La mise à disposition d’analyses (coûts, consommations, reporting,...) selon chaque niveau analytique souhaité

Un Catalogue de Véhicules en Ligne avec Configurateur et Comparateur intégrés

• L’utilisation d’une base JATO, permet de fournir aux collaborateurs un catalogue de véhicule à jour en temps réel
• Le choix sera réalisé en ligne en satisfaisant à vos critères de choix de véhicule :
• Catalogue prédéfini (choix dans une liste de modèles)
• Configurateur (choix selon vos règles : marques autorisées, prix maxi du véhicule, g/km de CO2 rejetés, ...)

• Un catalogue d’équipements spécifiques

Un Workflow de Commande

• Paramétrable en fonction de votre organisation. Il permet de déclencher les demandes de véhicule tout en satisfaisant :
• Au respect de votre politique automobile
• A vos critères de choix de véhicule (catalogue en ligne)
• A vos validations internes avant ou après le choix du véhicule
• A vos accords fournisseurs
• A vos règles d’avantage en nature
• ...

La Gestion des Données Liées au Véhicule

• Descriptif du véhicule
• Affectation analytique
• Affectation collaborateur
• Contrats
• Evènements
• Historiques
• Coûts
• Avantages en nature
• Sinistres
• Cartes et badges
• Demandes d’intervention
• Accords fournisseurs

La Gestion des Cartes Vertes

• Impression :
• A l’unité (mise à la route, perte, vol,...)
• En masse (renouvellement,...)

• Traçabilité :
• L’assureur ou le courtier
• Le numéro de la carte verte
• Le véhicule
• La date d’impression
• Le motif d’impression

La Gestion des Supports et Eléments

• Suivi des supports (badges, carte carburant,...) :
• Commande
• Réception
• Envoi
• Restitution
• ...

• Avec certains fournisseurs, la gestion de vos cartes et badges peut être automatisée (fichiers, web service, ...)

• Suivi des éléments de la pochette (carte grise, carte verte, constat, pv livraison, ...) :
• Envoi avec pochette
• Retour à la restitution
• Renvoi au loueur
• ...

La Gestion du Pool

• Réservation
• Annulation de réservation
• Mise à disposition
• Modification de réservation
• Retour
• ...

La Gestion des Données Liées au Collaborateur

• Coordonnées
• Affectation analytique
• Affectation véhicule
• Evènements
• Historiques
• Coûts
• Avantages en nature
• Sinistres
• Amendes
• Km Pro/Perso
• ...

La Gestion des Données Liées au Fournisseur

• Coordonnées
• Accords
• Contacts
• Prestations
• Factures
• N° de comptes clients
• Niveaux de remise accordés
• Mode et périodes de facturation
• ...

La Gestion des Factures Fournisseurs

• Un outil de traitement de vos factures, élément essentiel à la qualité de service que PHOENIX GFI s’impose d’avoir dans la fourniture d’informations
• Pour garantir la fiabilité de vos données, le processus mis en place comprend :
• Une intégration de vos factures (manuelle ou automatique)
• Une répartition analytique et comptable de vos coûts
• Un suivi de vos factures (attendues vs reçues)
• Un outil de contrôle de l’imputation (compte facturé vs compte client)
• Un outil de contrôle du bien fondé de vos factures

La Gestion Comptable

• Mise à disposition d’une extraction périodique des coûts directement issu des fichiers de facturation de vos fournisseurs et répartis selon votre structure analytique et comptable
• Cette extraction permet l’enregistrement en automatique dans votre comptabilité de l’ensemble de vos coûts

La Gestion des Amendes

• Gestion des avis d’infraction en satisfaisant à vos règles de traitement :
• requête en exonération
• envoi au collaborateur
• ...

La Gestion des Demandes d’Intervention

• Génère des demandes d’intervention :
• Convoyage
• Location courtes ou moyennes durées
• Nettoyage
• Intervention pneumatiques
• ...

• Edite les commandes aux fournisseurs référencés en manuel ou en automatique (mail, web service, ...)

Le Suivi des Sinistres

• Saisie :
• Manuelle
• Automatique : Intégration via les fichiers standards fournis par les assureurs/courtiers

• Suivi :
• Enregistrement du sinistre et déclaration à l’assureur/courtier
• Enregistrement de l’accusé réception
• Enregistrement de la clôture et des coûts

La Gestion des Alertes, Suivis et Contrôles

• Mise à disposition de suivis en temps réel apportant une aide à la gestion au quotidien :
• Renouvellements
• Véhicules à commander
• Contrats à modifier
• Evènements à traiter
• ...

Des Outils d’Analyses

• Etats Périodiques transmis en automatique aux différents intervenants de la flotte (services internes, fournisseurs, collaborateurs, ...) :
• Etats de parc
• Etats fiscaux
• Avantages en nature
• ...

• Archivés et consultables en ligne à tout instant

• Tableaux de Bord consultables en ligne en temps réel :
• Historiques des coûts
• Historiques du parc
• Consommations (carburant, pneumatiques, ...)
• ...

La Gestion des Taxes et Règlementations

• Règles en vigueur consultables en ligne
• Mise à disposition, à échéance, de l’ensemble des déclarations fiscales (cerfa + annexes le cas échéant) devant être réalisées tout au long de votre exercice comptable, ainsi que l’ensemble des états de suivi des obligations règlementaires :
  • Contrôles : Contrôle technique,...
  • Liasse Fiscale : 2065 Ter, AND, Engagements de location,...
  • Ressources Humaines : Avantages en nature, Indemnités kilométriques,...
  • Taxes : Bonus / Malus, TVS, TICPE, TSVR,...

La Gestion des Accès Utilisateurs

• un périmètre réservé lié au domaine de responsabilité de l’utilisateur
• un profil d’utilisation offrant un accès personnalisé aux données et fonctionnalités

La Gestion des Contacts

• Répertoire de tous les contacts liés à la gestion de votre flotte :
• Collaborateurs
• Services internes
• Fournisseurs
• ...

• Envoi en automatique aux destinataires concernés de :
• Etats périodiques
• Demande de validation
• Catalogues véhicules
• Bons de commande
• Campagne
• Enquête qualité
• ...

La Gestion Electronique Documentaire

• Emission :
  • Génération automatique de mails définis pour chacune des étapes du processus de gestion de votre flotte
• Edition :
  • Génération automatique de courriers définis pour chacune des étapes du processus de gestion de votre flotte

• Intégration :
• Ajout de documents externes à chacune des étapes du processus de gestion de votre flotte
• Ajout de documents externes directement sur les fiches (véhicule, collaborateur, facture, amende, contrat, sinistre...)

• Consultation :
• Tous les documents émis, édités ou intégrés sont consultables sur les fiches concernées (véhicule, collaborateur, facture, amende, contrat, sinistre...)

La Gestion des Campagnes

• Réalisation de campagnes périodiques, avec envoi en automatique de formulaires à renseigner en ligne :
• Relevés de compteur
• Validité de permis de conduire
• Contrôles Règlementaires
• Maintenances
• Enquêtes
• ...

Une Aide en Ligne

• Description de toutes les étapes et opérations liées aux fonctionnalités du système
• Consultation en temps réel de toutes vos règles de gestion de flotte :
• Politique automobile
• Procédures
• ...

• Intégration et consultation de documents internes relatifs à la gestion de la flotte :
• Chartes
• Notes internes
• ...