Gestion de Flotte Automobile...

La Gestion du Véhicule

Chaque étape de la vie du véhicule est gérée, suivie et historisée :

• Descriptif du véhicule
• Affectations analytiques
• Affectations collaborateurs
• Gestion des avantages en nature
• Suivi des relevés de compteurs
• Déclenchement des renouvellements
• Suivi du workflow de commande
• Gestion des contrats
• Gestion des restitutions/ventes
• Imputations des coûts
• Gestion du pool
• …

La Gestion du Collaborateur

Le gestionnaire est le contact privilégié des collaborateurs pour les accompagner dans toutes les démarches et interventions liées à leurs véhicules.

Les informations relatives aux collaborateurs sont identifiées, gérées et historisées :

• Gestion des coordonnées
• Affectations analytiques
• Affectations catégories
• Affectations véhicules
• Gestion des avantages en nature
• Imputation des coûts
• Suivi des Km Pro/Perso
• …

La Gestion du Workflow de Commande

Entièrement automatisé, toute demande de véhicule est gérée en fonction de vos contraintes, et satisfait à l’ensemble de vos validations internes imposées, avant ou après le choix du véhicule.

Ce workflow intègre un catalogue de véhicules en ligne et un configurateur, s’appuyant sur une base JATO.

Le choix du véhicule sera réalisé en ligne tout en respectant vos règles et procédures (limitation du choix dans un catalogue prédéfini ou selon des règles paramétrées).

La Gestion de la Facturation

La gestion des factures est un des éléments essentiels à la qualité de service que PHOENIX GF s’impose d’avoir dans le traitement et la fourniture d’informations.

Saisie

• Manuelle
• Automatique : Intégration via les fichiers de facturation standards fournis par les acteurs du marché

Suivi et Contrôles

• Suivi : Vérification de l’intégration (manuelle ou automatique) de l’ensemble de la facturation attendue
• Contrôle Facturation : Vérification du bien fondé de la facturation et réclamation si nécessaire
• Contrôle Imputation : Vérification du compte client facturé (si multi comptes clients chez un même fournisseur) et remise en conformité si nécessaire

Export Comptable

• Mise à disposition de(s) fichier(s) intégrant l’ensemble de la facturation répartie comptablement (comptes comptable, code tva, tva récupérable,…) et analytiquement (niveaux analytiques) pour intégration automatique dans votre comptabilité et en fonction de votre organisation

La Gestion des Amendes

Traitement

• Effectué selon vos règles et votre organisation (requête en exonération, envoi au collaborateur,…)
• Edition du courrier adéquat (Cerfa de requête en exonération, courrier ou mail au collaborateur, …)

Suivi

• Historisation des différents avis sur une amende (avis initial, relances, avis d’huissier,…)
• Recherche des informations manquantes pour traitement

La Gestion des Demandes d’Interventions

Génération des demandes d’intervention permettant d’envoyer à vos fournisseurs référencés les commandes associées (mail, web service, …) avec numéro d’accord :

• Convoyage
• Location Courte Durée
• Location Moyenne Durée
• Nettoyage
• Pneumatiques
• …

Le Suivi des Sinistres

Saisie

• Manuelle
• Automatique : Intégration via les fichiers standards fournis par les assureurs/courtiers

Suivi

• Enregistrement du sinistre et déclaration à l’assureur/courtier
• Enregistrement de l’accusé réception
• Enregistrement de la clôture et des coûts

La Gestion des Cartes Vertes

Impression

• A l’unité (mise à la route, perte, vol,…)
• En masse (renouvellement,…)

Traçabilité

• L’assureur ou le courtier
• Le numéro de la carte verte
• Le véhicule
• La date d’impression
• Le motif d’impression

La Gestion des Taxes et Règlementations

Mise à disposition, à échéance, de l’ensemble des déclarations fiscales (cerfa + annexes le cas échéant) devant être réalisées tout au long de votre exercice comptable, ainsi que l’ensemble des états de suivi des obligations règlementaires :

Contrôles

• Contrôle technique,…

Liasse Fiscale

• 2065 Ter, AND, Engagements de location,…

Ressources Humaines

• Avantages en nature, Indemnités kilométriques,…

Taxes

• Bonus / Malus, TVS, TICPE, TSVR,…

La Gestion des Reportings

Etats Périodiques

• Transmis en automatique aux différents intervenants de la flotte (services internes, fournisseurs, collaborateurs, …) :
• Etats de parc
• Etats fiscaux
• Avantages en nature
• …
• Archivés et consultables en ligne à tout instant

Tableaux de Bord

• Consultables en ligne en temps réel
• Historiques des coûts
• Historiques du parc
• Consommations (carburant, pneumatiques, …)
• …

La Gestion Documentaire

Emission

• Génération automatique de mails définis pour chacune des étapes du processus de gestion de votre flotte

Edition

• Génération automatique de courriers définis pour chacune des étapes du processus de gestion de votre flotte

Intégration

• Ajout de documents externes à chacune des étapes du processus de gestion de votre flotte
• Ajout de documents externes directement sur les fiches (véhicule, collaborateur, facture, amende, contrat, sinistre…)

Consultation

• Tous les documents émis, édités ou intégrés sont consultables sur les fiches concernées (véhicule, collaborateur, facture, amende, contrat, sinistre…)

La Gestion des Supports et Eléments

Supports

• Suivi des supports (badges, carte carburant,…) :
• Commande
• Réception
• Envoi
• Restitution
• …

Eléments

• Suivi des éléments de la pochette (carte grise, carte verte, constat, pv livraison, …) :
• Envoi avec pochette
• Retour à la restitution
• Renvoi au loueur
• …

Les Campagnes

Permis de conduire

• Demande périodique et enregistrement de déclaration validité de permis de conduire

Relevés de compteurs

• Demande périodique et enregistrement de relevé des compteurs

Contrôles Règlementaires

• Alerte au collaborateur qu’un contrôle règlementaire est à réaliser sur le véhicule avec suivi et enregistrement du contrôle

Maintenances

• Alerte au collaborateur qu’une maintenance est à réaliser sur le véhicule avec suivi et enregistrement de la maintenance

L’Administration du Système d’Information

L’administration du système d’information reste entièrement de la responsabilité de PHOENIX GF.

Notre accompagnement s’articulera tout au long de la démarche d’implémentation et lors de l’utilisation courante du logiciel.

La garantie qualité que vous souhaitez passe par les étapes suivantes :

Audit Préalable

• Cette opération essentielle permettra aux équipes de PHOENIX GF d’identifier :
• Votre organisation
• Vos règles de fonctionnement
• Les acteurs (internes et externes)
• Les éventuels axes d’évolution
• …

Reprise de Données et Paramétrage Initial

• PHOENIX GF sera le maître d’œuvre de ce processus en termes de :
• Récupération de données
• Croisement de données
• Intégration de données
• Paramétrage

Formation de Votre Personnel

• Le personnel habilité à utiliser le système est formé par PHOENIX GF dans les conditions d’utilisation et selon vos règles de fonctionnement

Paramétrage Permanent

• PHOENIX GF assure le paramétrage permanent, c'est-à-dire l’intégration de toute évolution des règles de fonctionnement de votre gestion de flotte :
• Modification du catalogue
• Modification des accords fournisseurs
• Modification d’organisation
• Modification d’une règle (Avantage en nature, Politique automobile, …)
• Intégration d’une nouvelle entité
• …

Hot Line et Maintenance

• L’accompagnement des utilisateurs est assuré par les équipes de PHOENIX GF au travers d’une hot line
• La maintenance est assurée par les équipes techniques. Elle intègre les prestations suivantes :
• Accessibilité 24/24 (hors période de maintenance)
• Maintenance permanente
• Hébergement
• Sauvegarde et confidentialité des données